第一章 总 则
第一条 为了适应我校党政工作需要，推进党政公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《中共陕西省委高教工委公文处理细则》，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法适用于我校党政公文处理工作。
第三条 党政公文是我校党委和行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 全校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。
第七条 校党政办公室机要室统一负责学校党政公文收发、分办、传递、用印、归档和销毁工作，并对各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第八条 学校党政公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和安排。
（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求各单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，任免干部。（各二级单位的临时性通知不属此类）
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级部门的询问。
（九）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十一）规定。适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十二）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，作为存档材料。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。 特急公文，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。特急公文一般应在4小时内办结。加急公文，一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文，一般应在12小时内办结。
（四）发文单位标志。由发文单位全称加“文件”二字组成。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。我校代字是：“西文理党字（发）”、“西文理校字（发）”、“西文理函”、“西文理工字（发）”、“西文理团字（发）”。
西文理党字（发）文件适用于印发校党委的决定，以校党委名义下发的综合性通知、工作安排、党的组织和党员管理的规章制度，向上级党委报送的请示、报告等。
西文理校字（发）文件，适用于印发学校决定，以学校名义下发的综合性通知、工作安排等；常设或临时学科(专业)的设置、调整方案；校级表彰奖励和惩处；学校行政管理的各项规章制度；向上级机关报送的请示、报告；向不相隶属单位询问、商榷、答复、请求批准有关事项等；印发上级领导和学校领导的重要讲话；启用或废止校内有关单位的印章等。
西文理工字（发）文件，适用于印发学院工会的决定，以学院工会名义下发的综合性通知、工作安排、规章制度，向上级机关报送的请示、报告等。
西文理团字（发），适用于印发学院团委的决定，以院团委名义下发的综合性通知、工作安排、规章制度，向上级机关报送的请示、报告等。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。用印页（发文单位署名页）如无正文，应标注“此页无正文”字样。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。被转发的公文，不属于附件（被转发公文的发文单位标志、抄送单位、印发单位和印发日期等不再标注）。
（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
（十九）会议通知。以学校（党政）名义召开的会议的通知，一般以学校党政办公室名义发文。凡属只告知时间、地点、参加人员等简单内容的会议通知，一般用印有“通知”字样的专用纸印发，不挂文号。
（二十）纪要。党委委员会议、校长办公会议、学校专题办公会议的会议纪要，首页纸以印有“会议纪要”文头的专用纸印发。
第十条 公文版式
（一）版式。按照《党政机关公文格式》（GB/9704-2012）国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
（二）用纸幅面。采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
（三）页边距。上37mm,下35mm,左28mm,右26mm,行间距为28磅。
（四）标题。一般用2号方正小标宋字体，编排于页面顶端下空二行位置，分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（五）正文。一般用3号仿宋GB2312字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
（六）文中结构层次。序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字体、第二层用楷体GB2312字体、第三层和第四层用仿宋GB2312字体标注。
（七）附件。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（八）页码。均使用4号半角数码，字体为宋体，置于版心下边缘下1行，数码左右各放4号一字线单页码居右空1字，双页码居左空1字。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。不得越级行文。
第十三条 上行文应当遵循以下规则：
（一）原则上主报一个上级部门，根据需要同时抄报(送)相关上级部门和同级单位，不送下级单位。
（二）学校各单位向上级主管部门请示、报告重大事项，须经学校党委、行政批准或者授权；如需以学校名义向上级部门报送，应当按照学校意见报送，不得原文转报。
（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（四）除上级部门负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级部门负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级部门报送公文。
（五）受双重领导的单位向一个上级部门行文，必要时抄送另一个上级部门。
（六）请示事项涉及校内其他单位业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；未经协商，不得上报。
第十四条 下行文应当遵循以下规则：
（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时报送发文单位的直接上级部门。
（二）党政办公室根据学校党委、行政授权，可以西文理党(校)发文件的形式向各单位行文，其他单位不得以本单位文件形式向各单位发布指令性公文。
（三）涉及多个单位职权范围内的事务，单位之间未协商一致的，不得向下行文。
（四）向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级部门。
第十五条 学校党委和行政、同级党政部门、党政部门与其他同级单位必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。
学校内设机构除党政办公室外不得对外正式行文。
第五章 公文拟制
第十六条 公文拟制包括公文的起草、审稿、会稿、审核、会签、签发等程序。
第十七条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级部门的指示，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接，符合学校文书处理工作原则。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行，具有针对性和可操作性。
（三）文风朴实，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。论述要紧扣主题，层次清晰、条理分明，详略得当、重点突出。
（四）引用的人名、地名、时间、数字、引文、材料、数据要真实、准确、可靠。
（五）语言表达、标点符号使用要符合语法与逻辑规则。
（六）文种正确，格式规范。
（七）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（八）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（九）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作，并对草拟好的公文要认真审稿，对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。必要时，请有关单位负责人会稿。
第十八条 凡挂学校（党政）发文字号的正式公文，公文拟稿人要逐项填写公文首页纸，并将拟妥的文稿送本单位主要负责人审核、签字后校党政办公室审核。
审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接。
（三）所提政策措施和办法是否切实可行，决定事项是否符合本单位的职权范围。
（四）涉及不同单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
需要学校党委、行政审议的重要公文文稿，审议前由党政办公室进行初核。
第十九条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，应与原起草单位协商或请其修改后重新报送。
第二十条 公文应当经校领导审批签发。重要公文和上行文由学校主要领导签发，下行文和平行文按分工负责的原则由主管校领导签发。根据学校党委、行政授权制发的公文，由学校党政办公室主要负责人签发或者按照有关规定签发。
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的主管校领导会签。
第二十一条 发文字号根据行文重要程度以及各党政管理部门的职权范围确定。非党政管理部门确需以发文字号行文时，由党政办公室视情况确定。
第二十二条 学校党委、行政联合行文时，无论行政部门、党委部门负责起草的文稿均由党政办公室审核，并与相关责任部门会稿后，办理发文。
第二十三条 呈送党委书记（副书记）、校长审签的文电，均须经办公室统一登记、运转。承办部室要切实保证质量，做到内容准确，文字精练，字迹清楚。已经党委书记（副书记）、校长审定后的文电稿，承办部室不得擅自修改变动。确需修改变动的，应请示有关领导同意。
第六章 公文办理
第二十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十五条 收文办理指收到公文的办理过程。学校各部门收到上级公文，应及时送交学校党政办公室登记、处理。办理程序：
（一）签收。凡送学校的文件、电报、机密刊物、信件等，均由校党政办公室机要保密室收发。党政办公室机要室对收到的公文应当逐件清点，检查无误并进行编号登记（注明签收时间），发现问题，须及时向发文部门查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。党政办公室机要室应在《收文登记本》上对收到的文件认真登记，包括收文时间、来文单位、来文字号、公文标题、紧急程度、密级等，做到手续清楚，责任明确，便于查找，防止密级文件丢失和失泄密事件发生。学校各单位收到的来文来函应及时转交党政办公室机要室按程序办理。
（三）初审。机要秘书将签收文件送交党政办公室主任进行初审。初审的重点是：是否应当由学校办理，是否涉及校外其他单位职权范围内的事项。
（四）承办。党政办公室主任对公文初审后，交由机要室分送。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报有关校领导批示或者转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。机要室根据领导批示意见和工作需要将公文及时传阅。在办理公文传阅时，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误。除主要校领导有指示外，公文不应在校领导之间自行横传。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，紧急公文或者重要公文应当由机要秘书负责催办，一般公文应当定期催办，督促承办单位按期办结。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
（八）清退。指文件的承办部门对已办理完的文件按有关规定和上级所确定的时限要求，将其退还给办公室机要秘书或其他有关部门。
第二十六条 发文办理指学院制发公文的过程。发文办理主要程序是：
（一）复核。拟稿人将拟好的文稿交本部门负责人审核。审核人应对公文的内容、文字、格式等进行认真的审查、核对并签署意见。审核重点是：是否符合国家政策、法令；是否符合公文要求、规定；所提出的要求措施是否具体可行；陈述的情况、数字是否准确无误等。
凡涉及几个部门工作的文稿或几个部门联合行文，需请各部门负责人分别签署意见。
（二）会签。凡涉及几个部门工作的文稿或几个部门联合行文以及上行文，必须由主管校领导进行“会签”。
（三）复核。文稿经“会签”后交学校党政办公室主任负责复核并签署意见。复核的要求是：1.是否符合公文处理程序；2.公文审批手续是否完备，是否会签，是否需要递交有关会议通过，是否需要报上级机关批准；3.和校内有关规定是否有矛盾或重复、脱节的地方；4.公文的规定、要求、措施是否有根据和符合实际；5.文字表达是否合乎语法要求，文体、格式是否符合公文规范等。
（四）签发。签发是决定文件最后定稿和批准发出的关键环节，由学校领导代表学校在政策、内容、文字上对公文的正确性负完全责任。“签发”工作由学校“一把手”或主管校领导完成。上行文必须由学校“一把手”签发，主管校领导须在“会签”处签署意见。平行文和下行文由主管校领导签发。
（五）编号、登记。学校党政办公室机要秘书对校领导签发的文稿按公文处理有关要求进行编号、登记。
（六）打印。编号登记后的文稿将电子版送文印中心打印。
（七）校对。拟稿人应认真仔细地校对文稿，并使用国家出版、印刷部门统一规定的校对符号。非拟稿人进行校对时，若发现原稿有不妥之处，应及时与拟稿人联系或请示领导解决，对校对中发现的一般性笔误，须作必要的修正，并在原稿处注明。
（八）缮印。校对修改、排版后的文件由学校党政办公室文字秘书审定后交由文印中心印制。
（九）用印、分发。所印文件用印后，由校党政办或主办单位分发。
第二十八条 涉密公文应当通过机要途径或者机要人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。绝密公文传递前要使用专用信封单独封装，加贴密封签或加盖密封章。
第二十九条 整理归档。公文办理完毕后，应按照档案法律法规以及学校档案管理规定，及时将公文的审签过程稿、和定稿纸制文件3份及电子版和其他有存查价值的材料收集齐全，交学校党政办公室机要秘书处，进行整理存档。
两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。
第七章 公文管理
第三十条 学校公文由党政办公室安排专人统一管理。学校按要求建立机要保密室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十一条 学校各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。各单位传阅的文电不得积压，要及时清退，并履行签字、注销手续。对外借文电、刊物要及时催退，退回时要注销。
第三十二条 各单位上报校党委、行政的请示、报告等应按下列程序办理：
（一）各单位向学校呈送请示或报告，可根据内容，先送相关职能部门，经部门领导签署意见后，呈送主管校领导签批。根据主管领导意见，再转其他校领导阅批。凡主管领导提出需经党委或校长办公会议研究的，由党政办公室列入会议议程。上述请示、报告也可直接送学校党政办公室，由学校党政办公室按照上述程序呈送领导签批。
（二）一般校内请示、报告经主管领导签批后，视情况退职能部门或原请示、报告单位保存，以便按批示执行。若需由其它部门执行时，则由学校党政办公室负责转送，必要时可以书面批复。
第三十三条 各级领导签批意见时，不得使用铅笔和普通圆珠笔，要用碳素笔并签全名，写明签批时间，以便存档。
第三十四条 校外来文由学校机要室专人统一管理。学校党政公文由党政办公室专人管理。加强机要保密室和机要阅文室管理，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十五条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者上级部门决定。
第三十六条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第三十七条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定。机密级以上文件应经主管校领导批准、秘密级文件需经党政办公室主任批准后方可复印。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。
第三十八条 公文的撤销和废止，由发文单位或者上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十九条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第四十条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第四十一条 对录有密级公文的计算机硬盘、光盘等应按同密级的公文管理。
第四十二条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。
工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附 则
第四十三条 法规、规章方面的文件，依照有关规定处理;外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第四十四条 本办法由党政办公室负责解释。
第四十五条 本办法自发布之日起施行。原《西安文理学院公文处理办法》（西文理院字〔2006〕164号）停止执行。（各二级单位公文处理办法另行制定）
